Situāciju praktiski skaidrojumi: elektronisko dokumentu aprite grāmatvedībā VID uzraudzības kontekstā

Kā nodrošināt attaisnojuma e-dokumentu atbilstību normatīvajiem aktiem un Valsts ieņēmumu dienesta prasībām? Nozares ekspertes Gundega Dambe un Baiba Grandāne sniegs praktiskus padomus, kā uzņēmumam efektīvi organizēt attaisnojuma e-dokumentu apriti grāmatvedībā, ņemot vērā uzraugošo iestāžu pārbaudes pieredzi attiecībā uz e-dokumentiem.

PIETEIKTIES

Profesionālās tālākizglītības centrs “Mācību centrs BIZNESA EKSPERTS” (mācību iestādes reģ. nr. 3361802509).

Lektori

• Gundega Dambe, Latvijas Personāla vadības asociācijas valdes locekle
• Baiba Grandāne, LNKA sertificēta nodokļu konsultante, SIA “Borovkovs & Grandāne” Legal. Tax. Audit valdes locekle

Norise

• Datums: 12.09.2024.
• Laiks: 14:00-16:00.
• Vieta: Tiešsaistē, pieslēguma saite tiek nosūtīta pirms pasākuma.

Reģistrācija pasākumam ir obligāta.

Saturs

1. Avansa norēķinu čeki:
   1. Kādos gadījumos skenētais čeks var tikt atzīts par attaisnojuma dokumentu?
   2. Kad obligāti jāglabā čeka oriģināls, ja avansa norēķinu personu grāmatvedības uzskaite un datu apmaiņa pilnībā norisinās elektroniskajā vidē?
   3. Ko darīt, ja avansa norēķina e-dokumentā trūkst obligātie rekvizīti? Kā nodrošināt papildu atšifrējumus dokumentiem, lai novērstu UIN un PVN uzrēķinu riskus?
   4. Vai nolikums par uzņēmuma avansa norēķinu dokumentu apriti e-vidē ir “apdrošināšanas polise” VID pārbaudēs?
   5. Ar kādiem papildu riskiem no VID kontroles skatu punkta var saskarties uzņēmums, ja avansa norēķinu uzskaite uzņēmumā norisinās hibrīdveidā?
2. Apgādes rēķini:
   • Kādos gadījumos VID var atzīt apgādes e-dokumentus par preču saņemšanu par spēkā neesošiem?
   • Kādas problēmas var rasties, ja apmaksa pēc apgādes e-rēķiniem ir veikta un prece ir saņemta, bet saņēmējs šo rēķinu elektroniski parakstījis ar lielu nokavēšanos?
   • Kā rīkoties situācijā, ja preču pavadzīme ir parakstīta no vienas puses elektroniski, no otras – fiziski? Vai uzņēmumam ir jāizstrādā kāda iekšējā procedūra par šādiem gadījumiem? Cik likumīga tā ir?
   • Ja līgumi par pakalpojumu sniegšanu ir parakstīti fiziski, bet rēķini pēc šī līguma ir sūtīti uz e-pastu ar norādi “šis dokuments ir sagatavots elektroniski un ir derīgs bez paraksta”, kas jānodrošina, lai tie tiktu atzīti uzņēmumā par attaisnojuma dokumentiem? Vai atrunai līgumā par to pietiks? Vai tomēr uzņēmumā jābūt izstrādātai speciālai kārtībai? Kā VID skatās uz šāda veida gadījumiem?
3. Realizācijas rēķini:
   • Kā apstiprināt realizācijas fakta notikumu, ja pakalpojums vai prece ir piegādāta e-vidē? Kādus pierādījumus ir jānodrošina, lai tie būtu akceptējami no VID puses?
   • Vai e-rēķins par sniegtajiem pakalpojumiem var kalpot par pieņemšanas-nodošanas aktu? Kā to nodrošināt, lai minimizētu dokumentu kustības apriti, saskaņošanas un parakstīšanas procesus, un lai VID pieņemtu šāda veida attaisnojuma dokumentus par pamatotiem?
   • Vai ir kādi nodokļu riski, ja puses paraksta aktu par darbu nodošanu ar dažādiem datumiem un pēc realizācijas rēķina parakstīšanas un iesniegšanas datuma? Kādām maksimālām pieļaujamām atšķirībām datumos jābūt pēc normatīvajiem aktiem, lai nenonāktu VID risku grupā?
   • Ja uzņēmuma kase ir kārtota elektroniski, vai tāpat ir jānodrošina kasiera/grāmatveža/vadītāja elektroniskie paraksti uz ieņēmumu/izdevumu orderiem? Ko darīt gadījumā, ja personai, kurai jāparaksta izdevumu orderi par naudas saņemšanu, nav e-paraksta?
4. Darba laika uzskaites un darba samaksas aprēķināšanas dokumenti:
   • Vai uzņēmumā jābūt kādai speciālai kārtībai par darba laika uzskaiti un darba samaksas aprēķināšanu elektroniskajā vidē? Kādai obligātai informācijai jābūt šajā dokumentā? Vai, pamatojoties uz šo dokumentu, atsevišķi var neparakstīt citus aprites dokumentus, t.i., grafikus, tabeles, aprēķinus utt.?
   • Kā pareizi nodrošināt darba grafika elektronisko kārtošanu? Ko darīt, ja daļai darbinieku nav e-paraksta, lai parakstītos par iepazīšanos ar grafiku?
   • Kā pareizi labot e-darba grafiku un e-tabeles? Vai jālabo viss dokuments kopumā, vai tomēr konkrētas pozīcijas?
   • Kā nodrošināt darbinieka iepazīstināšanu ar uzskaitītajām nostrādātā darba stundām par konkrēto mēnesi, ja visi aprēķini notiek e-vidē? Vai e-pastā nosūtīta darbiniekam algas lapiņa, kurā ir norādīta šī informācija, var uzskatīt par apliecinājumu? Kā pārliecināties, ka šāda veida apliecinājumu darbinieks tiešām ir saņēmis un necels pretenzijas darba devējiem?
   • Kam jāparaksta e-grafiki un e-darba tabeles darba samaksas aprēķināšanai, lai tiem būtu juridisks spēks?
   • Kādas ir biežāk sastopamās kļūdas, kārtojot e-vidē attaisnojuma dokumentus darba samaksas aprēķināšanai, un kā tās praktiski novērst?
5. Grāmatvedības izziņas, akti, rīkojumi, līgumi:
   • Vai ir kāds padoms, kā labot elektroniski parakstītos dokumentus? Vai to var izdarīt tikai ar papildu parakstītajām vienošanām? Vai jāizdod jaunais izlabotais/atjaunotais dokuments?
   • Kā rīkoties, ja ir jālabo kāds e-dokuments par veco periodu, bet persona, kas to ir parakstījusi, vairs nestrādā uzņēmumā?
   • Kādos gadījumos grāmatvedības un finanšu rakstura e-dokumenti, piemēram, izziņas, akti, rīkojumi, līgumi var tikt atzīti no VID puses par spēkā neesošiem?
6. Praktiskie padomi un ieteikumi uzņēmuma grāmatvedības e-dokumentu apritē.

PIETEIKTIES

Profesionālās tālākizglītības centrs “Mācību centrs BIZNESA EKSPERTS” (mācību iestādes reģ. nr. 3361802509).