Ekspertu viedokļi Šajā rakstā Ita Bekerta, LNKA sertificēta nodokļu konsultante, SIA Balance forte valdes locekle, SIA EK Sistēmas galvenā grāmatvede, LU un LBTU lektore, sniedz savas atbildes uz jautājumiem par e-dokumentu atzīšanu, ko iesūtīja konferences “Finanšu vīzija 2023” dalībnieki.
Rēķinu sagatavošana un Parakstīšana elektroniski
Teikums rēķinā “sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta”, bet paša paraksta nav. Vai tas nozīmē, ka trūkst rekvizīts paraksts?
Ita Bekerta: Ne vienmēr trūkst paraksta. Tas, galvenokārt, ir nepieciešams kā preču piegādes dokumenta rekvizīts vai kāda cita dokumenta rekvizīts kā apliecinājums preču (mat. vērtību) saņemšanai. Grāmatvedības likuma 11.panta 8.daļā ir regulēts, ka paraksts var nebūt attaisnojuma dokumentā, arī MK noteikumi Nr.877 42.punktā ir atruna par to, ka preču piegādes dokumentā var nebūt paraksta. Es vēlos uzsvert, ka šis “ceļojošais” teikums neko nenozīmē, nav saistošs, ir informatīvs.
Vai likumā ir pants, pamatojoties uz kuru, pakalpojumu rēķins ir derīgs bez paraksta, nosūtot no e-pasta uz e-pastu PDF formātā bez līguma/vienošanās noslēgšanas?
Saņēmeja apliecinājumam ir jābūt.
Kāds ir dokumenta datums, ja katra no pusēm paraksta dažādās dienās ar elektrisko parakstu?
Ita Bekerta: Dokumentu juridiskā spēka likumā ir noteikts, ka dokumenta datums ir pēdējā parakstītāja datums. Pieļauju, ka šajā likumā, ieviešot normu, nedomāja par grāmatvedības dokumentiem un problēmām, kādas radīsies, ja dokumenta izrakstīšanas datums ir vienā periodā, bet parakstīšanas datums ir citā periodā. Tā ir šī brīža problēma, jo visi nelieto e-parakstu, jo ir zināmas neērtības, ja paraksts nav mob. telefonā. Es pagaidām darījumu atzīstu brīdī, kad tas ir noticis, nevis tad, kad otra puse to ir pieņēmusi par notikušu.
Ja dokuments parakstīts no vienas puses ar roku un otras ar drošu elektonisko parakstu, viņam ir juridisks spēks?
Ita Bekerta: Advokāti šādus dokumentus pieņem. Te būtu jāievēro secība – vispirms ar roku, tad elektroniski, lai būtu parakstīts viens dokuments. Es ieteiktu pa šādu kārtību noslēgt atsevišķu vienošanos. Ir riski, jo Acrobat Reader DC prgramma pieļauj paraksta foto (Print screen) lietošanu.
E-rēķini, XML un PDF
Vai XML rēķiniem ir paredzēts rekvizīts paraksts?
Ita Bekerta: Finanšu ministrija noteikti par to domā, jo šo jautājumu uzdevu Finanšu ministrijas pārstāvei. Vienlaikus kopā ar rēķinu XML formātā, kas ir mašīnlasāms, ir jāsūta dokuments cilvēklasāmā formātā.
… vai tiešām vajag e-rēķinu PDF izdrukā? Ja darījumi notiek caur operatotiem, piemēram, TELEMA/EDI failu formāti?
Tam nav jābūt izdrukai papīra formātā. Ir nepieciešams paralēli sūtīt izlasāmā formātā, vēlams PDF. Ja darījumi notiek caur operatoriem, piemēram, TELEMA/EDI, sistēma nodod informāciju citai sistēmai. Arī Grāmatvedības likuma 6.panta 5.daļas nosacījumi paredz šādu procesu. Iespējams, kaut kad nākotnē, kad dzīvosim tikai digitālā vidē, cilvēklasāmo formātu nevajadzēs un to no XML ģenerēs mākslīgais intelekts pēc pieprasījuma.
Čeki un inventarizācijas saraksti
Cik ilgi tirgotājam jāglabā digitālais čeks vietnē, kur tam piekļūst pircējs?
Ita Bekerta: Tā, manuprāt, ir pircēja atbildība, paņemt savu čeku un glabāt to atbilstoši nosacījumiem. Pārdevējs var noteikt, ka, piemēram, čekus par iepriekšējo mēnesi dzēš.
Vai inventarizācijas sarakstus var elektroniski apliecināt, kas ļautu atteikties no papīra plūsmas un ietaupīt laiku parakstu vākšanai?
Ita Bekerta: Inventarizācijas saraksts ir attaisnojuma dokuments, kuru var parakstīt un arī apliecināt elektroniski atkarībā no uzņēmuma vadītāja noteiktās kārtības.
Ekspertu viedokļi
Vairāk ekspertu skaidrojumus un viedokļus iespējams skatīt, abonējot MANAKABATA.LV platformu. Abonēt
