Ekspertu viedokļi ↗

Svyat Elkind: minimālās prasības e-dokumentu glabāšanai

Piesaki grāmatvedības pakalpojumu vai konsultāciju šeit.

Lai nodrošinātu efektīvu informācijas pārvaldību un atbilstību normatīvajiem aktiem, ir būtiski izprast un ievērot minimālās prasības e-dokumentu glabāšanai. Šajā rakstā Svyat Elkind, Latvijas Nacionālā arhīva, Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīva elektronisko dokumentu nodaļas vadītājs, izskaidro galvenos principus un noteikumus, kas jāņem vērā, veidojot drošu sistēmu e-dokumentu glabāšanai ilgtermiņā.

video intervija ar ekspertu

Video intervija ar Svyat Elkind par elektronisko dokumentu glabāšanu, arhivēšanu un iznīcināšanu.

Skatīt arī citas Ekspertu viedokļu intervijas

Skaities vai klausies ekspertus MANAKABATA.LV platformā. Zemāk rakstveidā apkopotas dažas no eksperta atbildēm uz jautājumiem.

Minimālās prasības e-dokumentu glabāšanā

Kādas ir minimālās prasības e-dokumentu glabāšanā, kas jāņem vērā, lai nodrošinātu to drošību, ilgtspējību un atbilstību normatīvajiem aktiem?

Svyat Elkind:

Pirmkārt, rezerves kopiju veidošana. Katram dokumentam ir jāizveido rezerves kopija, lai novērstu datu zudumu neparedzētos apstākļos. Šīs kopijas jāglabā teritoriāli citā vietā, lai nodrošinātu papildu aizsardzību pret fiziskiem postījumiem vai dabas katastrofām.
Otrkārt, kontrolsummu ģenerēšana. Katram dokumentam ir jāģenerē kontrolsumma, kas palīdzēs pārbaudīt dokumenta integritāti un noteikt, vai dati nav mainījušies.
Treškārt, dokumenta integritātes pārbaude. Ir svarīgi regulāri pārbaudīt elektroniskā dokumenta integritāti, izmantojot kontrolsummu vai citas metodes. Tas palīdz novērst datu bojājumus vai negaidītas izmaiņas dokumentā, kas var rasties dažādu iemeslu dēļ.
Ceturtkārt, audita pierakstu glabāšana. Audita pierakstos fiksē kas, kad un kā izmantoja dokumentu. Šādi pieraksti ir svarīgi drošības un pārvaldības nolūkos.
Piektkārt, dokumentu reģistra uzturēšana. Dokumentu reģistrā tiek saglabāti visu dokumentu metadati, piemēram, nosaukums, autors, reģistrācijas datums.

MANAKABATA.LV red. piezīme: Apkopots no 20.05.2024 Svyat Elkind vebināra Elektronisko dokumentu glabāšana, arhivēšana un iznīcināšana prezentācijas MANAKABATA.LV platformā.

E-dokumentu glabāšana

Kā nodrošināt elektronisko dokumentu loģisko glabāšanu, lai tā būtu efektīva?

Svyat Elkind: ir dažādi veidi, kā organizēt un uzglabāt elektroniskos dokumentus. Visefektīvākais un modernākais risinājums, protams, ir dokumentu vadības sistēmas izmantošana. Tomēr praksē dokumenti var tikt glabāti mapju struktūrā, reģistrēti izklājlapā, XML formātā vai datubāzē.*

MANAKABATA.LV red. piezīme: Apkopots no 20.05.2024 Svyat Elkind vebināra Elektronisko dokumentu glabāšana, arhivēšana un iznīcināšana prezentācijas MANAKABATA.LV platformā.

Informācijas drošība

Informācijas drošības metodika un vadlīnijas
Rokasgrāmata | 1 metodika, 4 vadlīniju apkopojumi

Informācijas sistēmu drošības metodika ir stratēģisko procesu apraksts, kas palīdz uzņēmumiem un iestādēm identificēt, novērtēt un efektīvi pārvaldīt riskus, kas saistīti ar informācijas sistēmu drošību un saistīto regulējumu ievērošanu iekšējās kontroles sistēmas ietvaros. Informācijas drošības vadlīnijas ir noderīgs mācību materiāls darbiniekiem par informācijas sistēmu drošību, to ieviešanu un uzturēšanu organizācijā.

Pieteikt rokasgrāmatu