Kad sabiedrība tiek likvidēta, viens no būtiskākajiem, bet bieži vien nenovērtētiem posmiem ir likvidētie sabiedrības dokumenti un to glabāšanas nodrošināšana. Šis process nav tikai formalitāte – tā mērķis ir nodrošināt juridisko pēctecību, darījumu izsekojamību un sabiedrības pienākumu izpildi arī pēc tās darbības izbeigšanas. Šajā rakstā Jurijs Georgs Rusakovs, praktiķis un eksperts komerctiesību jautājumos, skaidro, kā likvidācijas procesā soli pa solim pareizi organizēt dokumentu nodošanu glabāšanā.
Atbildes uz jautājumiem apkopotas no 08.04.2025 mācību vebināra Uzņēmuma reorganizācija, likvidācija: juridiskie, grāmatvedības un nodokļu aspekti MANAKABATA.LV platformā.
PIENĀKUMS GLABĀT LIKVIDĒTAS SABIEDRĪBAS DOKUMENTUS
Kā rīkoties ar dokumentiem pēc sabiedrības likvidēšanas?
Jurijs Georgs Rusakovs: Pēc sabiedrības likvidēšanas svarīgi nodrošināt, lai visi uzņēmuma dokumenti tiktu saglabāti atbilstoši likuma prasībām. Šādam procesam jāievēro vairāki soļi:
- Dokumentu inventarizācija
Likvidators sastāda pilnu dokumentu sarakstu, izvērtē to nozīmību un saglabāšanas termiņus, sadarbojoties ar arhīvistu vai arhīvu speciālistu.
- Saziņa ar Latvijas Nacionālo arhīvu
Pirms dokumentu nodošanas jāsaņem saskaņojums par glabāšanas vietu – vai tie tiks nodoti arhīvam vai uzticēti kādai personai Latvijā.
- Līguma slēgšana ar trešo personu (ja nepieciešams)
Ja dokumenti netiek nodoti Nacionālajam arhīvam, bet gan trešajai personai, tiek slēgts līgums par atbilstošu dokumentu saglabāšanu.
- Izdevumu segšana
Visi ar nodošanu saistītie izdevumi (transportēšana, arhivēšana, digitalizācija utt.) tiek segti no sabiedrības likvidējamās mantas.
- Informēšana
Jānodrošina, ka bijušajiem sabiedrības dalībniekiem un valsts institūcijām ir zināms, kur likvidētie sabiedrības dokumenti glabājas un kā tiem var piekļūt, ja nepieciešams.
Kā tiek glabāti likvidētas sabiedrības dokumenti
Kam ir pienākums glabāt likvidētas sabiedrības dokumentus?
Jurijs Georgs Rusakovs: Saskaņā ar Komerclikuma 329. pantu, likvidators ir atbildīgs par to, lai pēc sabiedrības darbības izbeigšanas tās dokumenti tiktu sistemātiski apkopoti un nodoti glabāšanā.
Dokumentus var nodot glabāšanā arī:
- vienam no sabiedrības dalībniekiem, vai
- trešajai personai Latvijā, iepriekš saskaņojot ar Latvijas Nacionālo arhīvu.
Savukārt dokumenti ar arhīvisku vērtību ir jānodod Latvijas Nacionālajam arhīvam.
Uzņēmuma reorganizācija, likvidācija
Uzņēmuma reorganizācija, likvidācija: juridiskie, grāmatvedības un nodokļu aspekti
08.04.2025 – 10.04.2025 | Jurijs Georgs Rusakovs, Baiba Grandāne
Uzņēmuma dzīves ciklā reorganizācija un likvidācija ir nozīmīgi stratēģiski lēmumi, kas ietekmē gan uzņēmuma struktūru un īpašnieku attiecības, gan arī grāmatvedības uzskaiti un nodokļu saistības. Kuriem procesa posmiem jāpievērš īpaša uzmanība, lai mazinātu tiesiskos un nodokļu riskus?
