Personāla aprites dokumentu organizēšana ir viens no svarīgākajiem uzņēmuma pārvaldības procesiem, kas nodrošina darba tiesisko attiecību juridisko drošību, atbilstību normatīvajiem aktiem un efektīvu uzņēmuma darbību. Šajā rakstā Gundega Dambe, Latvijas Personāla vadīšanas asociācijas valdes locekle, sniedz skaidrojumu par biežākajām problēmām personāla dokumentu apritē un piedāvā risinājumus, kā panākt kārtību, ātrumu un drošību šajā jomā.
Atbildes uz jautājumiem apkopotas no 18.02.2025 apmācību nodarbības Attaisnojuma dokumenti: darbinieki, komandējumi, darba braucieni, autotransports, valdes izdevumi MANAKABATA.LV platformā.
PERSONĀLA DOKUMENTU APRITES SAKĀRTOŠANA
Kā novērst dokumentu haosu un nodrošināt drošu, juridiski korektu personāla dokumentu glabāšanu?
Gundega Dambe: Lai novērstu dokumentu haosu, ieteicams ieviest vienotu digitālu dokumentu pārvaldības sistēmu, kur:
- Visi dokumenti tiek glabāti centralizēti, e-vidē ar ierobežotu un kontrolētu piekļuvi;
- Tiek izmantoti e-paraksti un automatizēti iepazīstināšanas mehānismi, kas nodrošina dokumentu juridisko spēku;
- Tiek nodrošināta versiju kontrole un automatizēta arhivēšana, lai nepieļautu dokumentu zudumu vai neatļautu piekļuvi;
- Atbilstība datu aizsardzības prasībām (GDPR) tiek iekļauta jau sistēmas uzbūvē.
PERSONĀLA DOKUMENTU SAGATAVOŠANA UN SASKAŅOŠANA
Kā paātrināt un padarīt drošāku personāla dokumentu sagatavošanas un saskaņošanas procesu, izvairoties no likumdošanas pārkāpumiem?
Gundega Dambe: Lai sakārtotu šos procesus, jāievieš automatizēts personāla dokumentu aprites process, kas iekļauj:
- Pašapkalpošanās platformu darbiniekiem un vadībai (darba līgumu, atvaļinājumu iesniegumu, atlaišanas dokumentu apstiprināšanai);
- Automātiskus dokumentu šablonus, kas vienmēr atbilst aktuālajai likumdošanai un novērš kļūdas;
- Automātiskus atgādinājumus, kas novērš kavēšanos un nepareizu dokumentu formēšanu;
- Iespēju Valsts darba inspekcijā vai tiesvedības gadījumā nekavējoties uzrādīt korektus dokumentus.
JAUNUMU APSKATS UN SITUĀCIJU SKAIDROJUMI
Darba attiecību aktualitātes un praktiskie risinājumi
16.05.2025 | 10:00 – 12:00 | Gundega Dambe
Darba attiecību vide mūsdienās kļūst arvien dinamiskāka un daudzveidīgāka – to ietekmē gan strauji mainīgā likumdošana, gan tehnoloģiju attīstība, attālinātā darba izplatība, sabiedrības vērtību maiņa, kā arī paaudžu atšķirīgās darba gaidas. Kādas ir šī brīža aktualitātes, kam būtu jāpievērš īpaša uzmanība?
