Ekspertu viedokļi ↗

Ita Bekerta: attaisnojuma dokumentu glabāšana un kārtība

Grāmatvedības dokumentu pārvaldība ir svarīgs posms uzņēmuma saimnieciskās darbības procesos. Attaisnojuma dokumentu esamība apstiprina uzņēmuma veiktos darījumus un nodokļu samaksu. Kas drīkst veikt darbības ar uzņēmuma attaisnojuma dokumentiem? Cik ilgi jāglabā attaisnojuma dokumenti? Šajā rakstā Ita Bekerta, LNKA sertificēta nodokļu konsultante, praktizējoša galvenā grāmatvede, LU un LBTU lektore, skaidro attaisnojuma dokumentu izmantošanas kārtību uzņēmumā.

Uzņēmuma attaisnojuma dokumenti

Kāda ir kārtība uzņēmuma attaisnojuma dokumentu izmantošanā?

Ita Bekerta: uzņēmuma grāmatvedības dokumentus drīkst izmantot tikai ar uzņēmuma vadītāja atļauju. Dokumentus ir atļauts izņemt no uzņēmuma tikai likumā noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Ja uzņēmums tiek reorganizēts vai tā darbība tiek izbeigta, turpmāko uzņēmuma grāmatvedības dokumentu glabāšanas kārtību nosaka likvidācijas komisija (likvidators) vai uzņēmuma vadītājs, saskaņojot ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Ja uzņēmums tiek pārdots, arī visi tā grāmatvedības dokumenti tiek nodoti jaunajam īpašniekam.

Attaisnojuma dokumentu glabāšanas termiņi

Kādi ir attaisnojuma dokumentu glabāšanas termiņi? Cik ilgi jāglabā attaisnojuma dokumenti?

Ita Bekerta: grāmatvedības dokumentu glabāšanas laiku nosaka Grāmatvedības likuma 28.pants. Gada pārskati ir jāglabā līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ja citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi.

Inventarizācijas saraksti, grāmatvedības reģistri un grāmatvedības organizācijas dokumenti ir jāglabā 10 gadus.

Attaisnojuma dokumenti par darbiniekiem aprēķināto darba samaksu un citām atlīdzībām:

dokumenti, kas datēti pirms 1999. gada 1. janvāra – jāglabā 75 gadus.
dokumenti, kuru datums ir no 1999. gada 1. janvāra un kas ietver informāciju par darbiniekiem aprēķināto:
- darba samaksu, atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku u.c. ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem – jāglabā 10 gadus;
- samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem – jāglabā 10 gadus no dienas, kad izbeigtas darba tiesiskās attiecības ar konkrēto uzņēmumu kā darba devēju.

Pārējie attaisnojuma dokumenti ir jāglabā līdz dienai, kad tie vairs nav nepieciešami, lai izpildītu Grāmatvedības likuma 6. panta otrās daļas prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne īsāku periodu par 5 gadiem.