Uzņēmuma ikdienā rodas desmitiem dažādu izdevumu – degviela, telefona rēķini, pusdienas ar sadarbības partneriem, komandējumi, biroja aprīkojums, reprezentācijas pasākumi, dāvanas, auto izmaksas un dažādi pirkumi internetā. Taču fakts, ka par pirkumu samaksāts no uzņēmuma bankas konta, automātiski nenozīmē, ka tas ir korekti noformēts uzņēmuma saimnieciskās darbības izdevums.
Tieši izdevumu uzskaitē praksē rodas daudz jautājumu: vai konkrētais pirkums tiešām ir saistīts ar uzņēmuma darbību? Vai čeks ir pietiekams? Vai drīkst atskaitīt priekšnodokli? Kā rīkoties, ja pirkums izmantots gan uzņēmuma, gan privātām vajadzībām?
Šķietami nelielas kļūdas, kas atkārtojas katru mēnesi, gada laikā var pārvērsties par būtisku nodokļu risku.
Šajā rakstā Baiba Grandāne, LNKA sertificēta nodokļu konsultante, skaidro, kādas kļūdas uzņēmēji visbiežāk pieļauj, uzskaitot uzņēmuma izdevumus, kāpēc dokumentu esamība vien ne vienmēr ir pietiekama un ko darīt, lai izdevumu uzskaite būtu sakārtota un pamatota.
ŠAJĀ RAKSTĀ UZZINĀSIET:
- Kā saprast, vai izdevums ir saistīts ar saimniecisko darbību?
- Vai katru pirkumu drīkst apmaksāt no uzņēmuma konta?
- Kad ar čeku vien nepietiek?
- Kādas kļūdas visbiežāk rodas ar reprezentācijas izdevumiem?
- Kas jāņem vērā, izmantojot uzņēmuma automašīnu?
- Kā nošķirt uzņēmuma un personīgos izdevumus?
- Kad izdevumi var radīt UIN vai PVN risku?
- Kā sagatavoties iespējamai VID pārbaudei?
KĀPĒC UZŅĒMUMA IZDEVUMI RADA TIK DAUDZ JAUTĀJUMU?
Viens no izplatītākajiem maldīgajiem priekšstatiem ir: ja pirkums nepieciešams uzņēmuma īpašniekam vai darbiniekam, uzņēmums par to var samaksāt.
Tomēr nodokļu piemērošanā būtiski ir ne tikai tas, kas iegādāts, bet arī kāpēc tas iegādāts un kā tas saistīts ar uzņēmuma saimniecisko darbību.
Viens un tas pats pirkums dažādās situācijās var tikt vērtēts atšķirīgi.
Piemēram, dators, telefons vai interneta abonements var būt pilnībā pamatots uzņēmuma darbībai. Taču, ja uzņēmums apmaksā izdevumus, kuri faktiski paredzēti īpašnieka vai darbinieka privātajām vajadzībām, nodokļu piemērošana var būt pavisam cita.
Tāpēc katram būtiskam izdevumam uzņēmumam jāspēj atbildēt uz trim jautājumiem:
- Kā šis izdevums ir saistīts ar uzņēmuma saimniecisko darbību?
- Vai darījums ir pienācīgi dokumentēts?
- Vai konkrētajam izdevumam ir pareizi piemēroti nodokļi?
BIEŽĀKĀS KĻŪDAS, KAS RADA NODOKĻU RISKUS
1. Personīgie pirkumi tiek apmaksāti no uzņēmuma konta:
Šī ir viena no klasiskajām kļūdām, īpaši mazos uzņēmumos, kuros īpašnieks ikdienā pats pārvalda uzņēmuma bankas kontu un norēķinu karti.
No uzņēmuma kartes tiek apmaksāti dažādi pirkumi, un tikai mēneša beigās grāmatvedim tiek nodota bankas konta izdruka un čeki.
Problēma rodas brīdī, kad starp uzņēmuma izdevumiem parādās pirkumi, kuru saistību ar saimniecisko darbību ir grūti vai pat neiespējami pamatot.
Piemēram:
- privāti pārtikas pirkumi;
- ģimenes ceļojumu izmaksas;
- personīgais apģērbs;
- privātās mājsaimniecības preces;
- izklaides izdevumi bez saistības ar uzņēmuma darbību;
- citi personīga rakstura pirkumi.
Uzņēmuma bankas konts nav uzņēmuma īpašnieka personīgais maks.
Ja pirkums veikts privātām vajadzībām, tā apmaksa no uzņēmuma konta pati par sevi nepadara to par saimnieciskās darbības izdevumu.
2. “Man ir čeks, tātad viss ir kārtībā”:
Vēl viens bieži sastopams pieņēmums – ja uzņēmumam ir čeks vai rēķins, izdevumu automātiski drīkst iekļaut uzņēmuma izmaksās.
Tomēr dokuments ir tikai viena daļa no pamatojuma.
Svarīgi ir arī saprast darījuma ekonomisko būtību.
Pārbaudes gadījumā var būt nepieciešams pamatot:
- kas tika iegādāts;
- kādam nolūkam tas tika iegādāts;
- kas šo preci vai pakalpojumu izmantoja;
- kā pirkums saistīts ar uzņēmuma ieņēmumu gūšanu vai saimnieciskās darbības nodrošināšanu.
Jo neparastāks izdevums konkrētā uzņēmuma darbības kontekstā, jo svarīgāks kļūst tā pamatojums.
3. Trūkst attaisnojuma dokumentu:
Pretēja situācija rodas, kad pirkums tiešām ir veikts uzņēmuma vajadzībām, taču nav saglabāts atbilstošs dokuments.
Čeks ir pazudis, rēķins nav atsūtīts, maksājuma mērķis ir neskaidrs vai uzņēmuma kartes lietotājs vairs neatceras, par ko konkrētais maksājums veikts.
Rezultātā grāmatvedim jācenšas rekonstruēt darījumu vairākas nedēļas vai pat mēnešus vēlāk.
Tāpēc dokumentu apritei uzņēmumā jābūt organizētai tā, lai attaisnojuma dokumenti tiktu iesniegti savlaicīgi un būtu iespējams identificēt katra darījuma būtību.
REPREZENTĀCIJAS IZDEVUMI – KUR BEIDZAS BIZNESS UN SĀKAS IZKLAIDE?
Vakariņas ar klientu, dāvana sadarbības partnerim vai uzņēmuma organizēts pasākums var būt saistīts ar uzņēmējdarbību. Tomēr tas nenozīmē, ka visi šādi izdevumi automātiski ir vērtējami vienādi.
Reprezentācijas izdevumiem nodokļu regulējumā ir īpaša nozīme, tāpēc svarīgi spēt pamatot izdevumu mērķi.
Ja uzņēmums apmaksā restorāna rēķinu, būtu jābūt saprotamam:
- kāds bija tikšanās mērķis;
- ar kādu uzņēmējdarbības aktivitāti tā bija saistīta;
- kāpēc izmaksas sedza uzņēmums.
Tipiska kļūda ir visus restorānu, dāvanu un pasākumu izdevumus automātiski uzskatīt par reprezentācijas izdevumiem.
Izdevuma kategoriju nosaka ne tikai tas, kas nopirkts, bet arī konkrētā darījuma mērķis un apstākļi.
UZŅĒMUMA AUTO UN DEGVIELA
Transporta izdevumi ir vēl viena joma, kurā uzņēmumiem regulāri rodas jautājumi.
Degviela, remonts, apdrošināšana, stāvvietas, auto noma un citi ar transportlīdzekli saistītie izdevumi var veidot ievērojamu uzņēmuma izmaksu daļu.
Taču īpaši uzmanīgam jābūt tad, ja automašīna tiek izmantota gan uzņēmuma, gan privātām vajadzībām.
Biežākās kļūdas ir:
- netiek nodrošināta nepieciešamā transportlīdzekļa izmantošanas uzskaite;
- nav iespējams pamatot degvielas patēriņu;
- privātie braucieni tiek uzskatīti par uzņēmuma izdevumiem;
- automātiski tiek atskaitīts viss priekšnodoklis, neizvērtējot piemērojamos ierobežojumus;
- netiek izvērtēta citu ar transportlīdzekli saistīto nodokļu piemērošana.
Jo lielāki ir uzņēmuma transporta izdevumi, jo svarīgāka ir konsekventa un pierādāma uzskaites sistēma.
TELEFONS, DATORS UN INTERNETS – VAI VISU VAR APMAKSĀT UZŅĒMUMS?
Mūsdienās bez telefona, datora un interneta lielākā daļa uzņēmumu nevar strādāt, tāpēc šādi izdevumi bieži ir pilnīgi loģiski.
Tomēr arī šeit jāvērtē faktiskā izmantošana.
Ja uzņēmums iegādājas datoru darbiniekam darba pienākumu veikšanai, saistība ar uzņēmējdarbību parasti ir skaidri saprotama.
Savukārt jautājumi var rasties, ja uzņēmums regulāri iegādājas dārgu elektroniku, kuru izmanto uzņēmuma īpašnieks vai viņa ģimenes locekļi, bet nav skaidras saistības ar uzņēmuma darbību.
Pamatprincips ir vienkāršs – uzņēmumam jāspēj izskaidrot un dokumentāri pamatot izdevuma saistību ar savu darbību.
KOMANDĒJUMS VAI PRIVĀTS CEĻOJUMS?
Komandējumu izdevumi ir vēl viena joma, kur robeža starp uzņēmuma un privātajiem izdevumiem dažkārt kļūst neskaidra.
Ja darbinieks dodas uz ārvalstīm, lai tiktos ar klientu, piedalītos konferencē vai veiktu citus darba uzdevumus, uzņēmumam jābūt dokumentiem, kas pamato brauciena saistību ar darbu.
Riskantākas ir situācijas, kad darba brauciens tiek apvienots ar privātu atvaļinājumu.
Piemēram, darbinieks dodas uz konferenci trīs dienas, bet galamērķī paliek vēl nedēļu privātām vajadzībām.
Šādā situācijā jāvērtē, kuras izmaksas patiešām ir saistītas ar uzņēmuma darbību un kuras ir privāta rakstura.
Vienkārši nosaukt ceļojumu par “komandējumu” nav pietiekami.
PRIEKŠNODOKLIS – VIENA NO DĀRGĀKAJĀM KĻŪDU ZONĀM
Pat ja izdevums ir saistīts ar uzņēmuma darbību, tas vēl nenozīmē, ka PVN priekšnodokli vienmēr iespējams atskaitīt pilnā apmērā.
Priekšnodokļa atskaitīšanai jāizpildās normatīvajos aktos noteiktajiem priekšnoteikumiem, un atsevišķām izdevumu kategorijām var būt ierobežojumi.
Biežākās kļūdas:
- priekšnodoklis atskaitīts par privāta rakstura izdevumiem;
- nav atbilstoša nodokļa rēķina;
- nav izvērtēti konkrētajam izdevumam piemērojamie ierobežojumi;
- jaukta uzņēmuma un privātā izmantošana netiek korekti nodalīta.
Ja šādas kļūdas atkārtojas ilgākā periodā, iespējamā nodokļu korekcija var kļūt ievērojama.
TRĪS RISKI, KAS RODAS NEPAREIZAS IZDEVUMU UZSKAITES GADĪJUMĀ
1. Uzņēmumu ienākuma nodokļa risks
Izdevumi, kas nav saistīti ar saimniecisko darbību, noteiktos gadījumos var radīt uzņēmumu ienākuma nodokļa sekas.
Tāpēc uzņēmumam jāspēj ne tikai uzrādīt maksājumu apliecinošu dokumentu, bet arī pamatot izdevuma saistību ar uzņēmējdarbību.
2. PVN risks
Nepamatoti atskaitīts priekšnodoklis var radīt nepieciešamību veikt PVN korekcijas, kā arī citas normatīvajos aktos paredzētās sekas.
3. VID pārbaudes risks
Ja uzņēmuma izdevumu struktūrā regulāri parādās neparasti, privāta rakstura vai nepietiekami dokumentēti darījumi, uzņēmumam var būt daudz grūtāk pamatot savu nodokļu uzskaiti pārbaudes laikā.
KAD RISKS KĻŪST NOPIETNĀKS?
Īpaša uzmanība nepieciešama situācijās, kad:
- uzņēmuma un īpašnieka privātie maksājumi regulāri tiek jaukti;
- bieži trūkst čeku un rēķinu;
- uzņēmums sedz ievērojamas restorānu un izklaides izmaksas;
- uzņēmums apmaksā īpašnieka vai darbinieku privātos pirkumus;
- ir lieli transporta un degvielas izdevumi bez pietiekamas uzskaites;
- regulāri tiek veikti maksājumi, kuru saimniecisko būtību nevar izskaidrot;
- uzņēmums atskaita priekšnodokli, neizvērtējot tiesības to darīt;
- grāmatvedis dokumentus saņem ar vairāku mēnešu nokavēšanos.
Atsevišķs kļūdains čeks parasti nav uzņēmuma lielākā problēma. Daudz lielāku risku rada sistemātiska prakse, kas turpinās mēnešiem vai gadiem.
KĀ PAREIZI ORGANIZĒT UZŅĒMUMA IZDEVUMU UZSKAITI?
Lai samazinātu nodokļu riskus, uzņēmumam ieteicams izveidot skaidru izdevumu un dokumentu aprites kārtību.
Praksē tas nozīmē:
- nodalīt uzņēmuma un privātos maksājumus;
- uzņēmuma karti izmantot uzņēmuma vajadzībām;
- savlaicīgi iesniegt grāmatvedībā čekus, rēķinus un citus dokumentus;
- pie neparastiem darījumiem norādīt to biznesa mērķi;
- atsevišķi izvērtēt reprezentācijas un personāla ilgtspējas pasākumu izdevumus;
- nodrošināt transportlīdzekļu izmantošanas uzskaiti;
- pirms priekšnodokļa atskaitīšanas izvērtēt PVN piemērošanas nosacījumus;
- neskaidrus darījumus pārrunāt ar grāmatvedi vai nodokļu konsultantu pirms, nevis pēc pirkuma.
KĀ IZVAIRĪTIES NO RISKIEM NĀKOTNĒ?
Sakārtota uzņēmuma izdevumu uzskaite sākas ar ļoti vienkāršu principu – uzņēmuma nauda un īpašnieka personīgā nauda nav viens un tas pats.
Pat viena īpašnieka uzņēmumā nepieciešams skaidri nodalīt uzņēmējdarbības un privātos izdevumus.
Pirms uzņēmuma kartes izmantošanas nestandarta pirkumam ir vērts sev uzdot jautājumu: vai es varētu skaidri izskaidrot VID, kāpēc šis pirkums bija nepieciešams uzņēmuma darbībai?
Ja atbilde nav pārliecinoša, darījumu ieteicams izvērtēt rūpīgāk.
Savukārt grāmatvedībai nevajadzētu būt procesam, kurā reizi mēnesī tiek savākta čeku kaudze un mēģināts saprast, kas ar uzņēmuma karti iegādāts pirms vairākām nedēļām.
Skaidra dokumentu aprite, uzņēmuma un privāto izdevumu nodalīšana un savlaicīga konsultācija par nestandarta darījumiem palīdz ne tikai samazināt nodokļu riskus, bet arī sniedz uzņēmuma vadībai daudz precīzāku priekšstatu par uzņēmuma faktiskajām izmaksām.
Preventīva pieeja gandrīz vienmēr ir vienkāršāka un lētāka nekā kļūdu labošana pēc VID pārbaudes.
Nodokļu piemērošana ikdienas darījumos, biežākās kļūdas, riski, VID kontrole
Nodokļu piemērošana ikdienas darījumos, biežākās kļūdas, riski, VID kontrole
27.08.2026 | Baiba Grandāne
Nodokļu piemērošana praksē ne vienmēr ir viennozīmīga. Pat šķietami vienkārši darījumi var radīt būtiskus nodokļu riskus, ja netiek pareizi izvērtēta to ekonomiskā būtība vai piemērots atbilstošais nodokļu regulējums. Uzņēmēji un grāmatveži ikdienā saskaras ar situācijām, kad jāizvērtē PVN piemērošana, uzņēmumu ienākuma nodokļa sekas, iedzīvotāju ienākuma nodokļa piemērošana, darbinieku labumu aplikšana ar nodokļiem, starptautiski darījumi vai nestandarta uzņēmuma izdevumi.
Praksē sarežģījumus rada gadījumi, kad viens darījums vienlaikus skar vairākus nodokļus vai kad normatīvo aktu piemērošana ir atkarīga no konkrētajiem apstākļiem un darījuma dokumentēšanas. Nepareizi piemēroti nodokļi var radīt papildu nodokļu aprēķinus, nokavējuma naudu, soda sankcijas un ilgstošus strīdus ar Valsts ieņēmumu dienestu.
