Personīgās mantas izmantošana darbam ir situācija, kad darbinieks darba vajadzībām lieto sev piederošu aprīkojumu, piemēram, datoru, telefonu vai automašīnu. Šādos gadījumos darba devējam jāvienojas ar darbinieku par izmantošanas noteikumiem un jānodrošina samērīga kompensācija. Šajā rakstā sertificētā nodokļu konsultante Laila Kelmere skaidro, kā pareizi dokumentēt un pamatot šādas izmaksas.
Atbildes uz jautājumiem apkopotas no 27.05.2025 apmācību nodarbības Beznodokļu izmaksas un kompensācijas darbiniekiem: grāmatvedības un darba attiecību aspekti MANAKABATA.LV platformā.
KOMPENSĀCIJAS IZMAKSU PAMATOJUMS
Darbinieks darba vajadzībām izmanto savu personīgo datoru. Vai darbiniekam pienākas kompensācija par personīgās mantas izmantošanu darba nolūkos?
Laila Kelmere: Darba likums nosaka, ka darba devējam ir pienākums atlīdzināt tos darbinieka izdevumus, kuri atbilstoši darba līguma noteikumiem ir nepieciešami darba veikšanai vai arī ir radušies ar darba devēja piekrišanu – īpaši izdevumus, kas darbiniekam radušies sakarā ar viņam piederoša darba aprīkojuma (kas atbilstoši darba līgumam tiek izmantots darba vajadzībām) nolietošanos (amortizāciju).
Pēc darbinieka pieprasījuma darba devējam ir pienākums izmaksāt paredzamajiem izdevumiem atbilstošu avansu.
Vai nepieciešams noslēgt atsevišķu vienošanos ar darbinieku par šāda veida izmantošanu? Kas obligāti ir jānorāda vienošanās?
Laila Kelmere: Jā. Šāda vienošanās var būt iekļauta darba līgumā, tā pielikumā vai atsevišķā līgumā.
Piemēram, Darba likuma 77. pants nosaka, ka zaudējumu gadījumā tos atlīdzina, ja darbiniekam piederošā darba aprīkojuma izmantošana ir nolīgta.
Vienošanās par personīgās mantas lietošanu – jānorāda mantas veids, lietošanas mērķis, ilgums un kompensācijas aprēķina kārtība.
KOMPENSĀCIJAS APMĒRA NOTEIKŠANAS KĀRTĪBA UN SAISTOŠIE RISKI
Kā noteikt kompensācijas apmēru? Kādi dokumenti ir nepieciešami, lai pamatotu kompensāciju?
Laila Kelmere: Pirmkārt, jānoteic mantas tirgus vērtība un nolietojums:
- Tirgus vērtība – piemēram, ja darbinieks lieto savu datoru, jānorāda, cik šāds dators maksā tirgū (jauns vai lietots);
- Nolietojums – piemēro atbilstošu nolietojumu, piemēram, 2–3 gadi;
- Var noteikt izmantotās dienas/stundas – ja mantu nelieto pilnu laiku, ņem vērā tikai darba laiku.
Otrkārt, jāveic kompensācijas aprēķins:
- Aprēķins, kurā norāda mantas vērtības pamatojumu;
- Nolietojuma periods un nolietojuma koeficients;
- Mantas izmantošanas apmērs (pilnībā vai daļēji);
- Tirgus cenas salīdzinājums – izdruka, katalogs, sludinājums; norāda avotus, no kuriem iegūta tirgus vērtība;
- Jāsalīdzina ar jau uzņēmumā esošiem līdzīgiem objektiem.
Kādi nodokļu riski un kad tie var rasties šādu kompensāciju izmaksu gadījumā?
Laila Kelmere: Pirmkārt, jāvērtē, kāda veida vienošanās ir noslēgta starp darba devēju un darbinieku:
- Ja darbinieka personīgā manta tiek izmantota saskaņā ar darba līgumu – tad IIN likums nosaka kompensācijas apmēru, kuru neapliek ar algas nodokļiem;
- Ja darbinieka privātā manta ir uz patapinājuma līguma pamata – tad atlīdzība par tās lietošanu nav paredzēta;
- Ja darbinieka personīgā manta tiek izmantota uz nomas līguma pamata – tad, ja ir paziņotā noma, piemēro IIN 10%; ja darbinieks ir reģistrējies kā pašnodarbinātā persona – tad nodokļu risks ir darbinieka pusē.
Ko darīt, ja trūkst attaisnojuma dokumentu?
Laila Kelmere: Ja trūkst pamatojošo dokumentu un notiek pārbaude, tad:
- VID var uzskatīt, ka kompensācija nav pietiekami pamatota un dokumentēta, un pielīdzināt to algai pielīdzināmam ienākumam (attiecīgi – piemērojot IIN un VSAOI);
- Vai uzskatīt, ka kompensācija ir nepamatots saimnieciskās darbības izdevums, attiecīgi var klasificēt kā labumu darbiniekam vai kā peļņas sadali.
- Ja vērtības ir lielas un darbinieks regulāri iznomā mantu, jāvērtē arī PVN piemērošanas nepieciešamība.
Vadības grāmatvedība praksē
Vadības grāmatvedība praksē: kā uzņēmējiem izmantot datus peļņas gūšanai
17.06.2025 | 14:00 – 16:00 | Laila Kelmere
Vadības grāmatvedība praksē nozīmē skatīties uz skaitļiem ar mērķi – gūt peļņu, nevis tikai sastādīt atskaites. Kā praktiski izmantot finanšu datus, lai izprastu sava uzņēmuma rentabilitāti, identificētu neefektivitātes un virzītu uzņēmumu uz ilgtspējīgu izaugsmi?
